Whistleblowerpolitik for Capidea Management
Introduktion
Formålet med nærværende whistleblowerpolitik er at beskrive rammerne for Capidea Managements (herefter ”vores/vi/os”) whistleblowerordning, herunder at forklare:
- Hvordan whistleblowerordningen fungerer (afsnit 2)
- Hvordan indberetninger håndteres (afsnit 3)
- Hvilke forhold der kan indberettes om (afsnit 4)
- Hvem der kan indberette til whistleblowerordningen (afsnit 5)
- Fortrolighed og anonymitet (afsnit 6)
- Sletning af oplysninger (afsnit 7)
- Hvilke rettigheder, den som indberetningen vedrører, har (afsnit (8).
- Beskyttelse mod repressalier og lignende (afsnit 9)
Whistleblowerordningen er etableret til brug for fri og anonym indberetning af begrundet mistanke om lovovertrædelser eller alvorlige forhold som beskrevet under afsnit 4. Vi mener, at det er afgørende at have det højeste niveau af etik og integritet i forhold til den måde, vi driver forretning på. Vi mener, at dette er afgørende for vores fortsatte succes og omdømme.
Hvis du har begrundet mistanke om lovovertrædelser eller alvorlige forhold hos os, som beskrevet under afsnit 4, vil vi derfor meget gerne høre om det, så vi kan handle på de konkrete tilfælde, forbedre os og forebygge gentagelse af fejl eller uønsket adfærd.
Whistleblowerordningen skal sikre, at indberetninger af ovennævnte karakter behandles seriøst, ligesom ordningen skal give tryghed for, at personer, der i god tro foretager indberetninger, vil være beskyttede mod repressalier m.v.
Hvordan fungerer whistleblowerordningen
Indberetning til vores whistleblowerordning skal ske via vores webbaserede whistleblowersystem, som er tilgængeligt via dette LINK
I whistleblowersystemet vil du skridt for skridt blive guidet gennem selve indberetningen, herunder beskrivelsen af faktuelle forhold, muligheden for at uploade dokumenter, billeder og lydklip, muligheden for at vælge at foretage en anonym indberetning m.v.
Det er ud over indberetning til vores interne whistleblowerordning muligt at indberette alvorlige forhold eller ulovligheder til Datatilsynet, som administrerer en ekstern whistleblowerordning. Du kan læse mere om Datatilsynets whistleblowerordning HER.
Det er helt frivilligt, om du ønsker at foretage din indberetning til vores interne whistleblowersystem, eller om du ønsker at indberette til Datatilsynets eksterne ordning. Vi opfordrer dog til, at du som medarbejder, i tilfælde hvor du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, altid foretager indberetning til vores interne whistleblowerordning, hvis du bliver bekendt med forhold, som udgør overtrædelser eller forhold som beskrevet i afsnit 4, da sådanne forhold kan imødegås effektivt internt.
Vi henviser for god ordens skyld til afsnit 6 og 9 nedenfor, hvor du kan læse mere om dine muligheder for at indberette anonymt og fortroligt samt oplysning om, hvordan du er beskyttet mod repressalier og lignende.
Hvordan håndteres indberetninger?
Idet vi i koncernen har valgt at etablere en fælles whistleblowerordning, bliver enhver indberetning i de enkelte koncernselskaber behandlet i samarbejde med Capidea Management ApS, som bistår i forbindelse med modtagelse og bekræftelse på modtagelse af indberetningerne og eventuelle undersøgelser, der skal foretages i anledning af de enkelte indberetninger.
Når du har foretaget en indberetning, vil du modtage en kvittering for, at indberetningen er modtaget i vores whistleblowersystem.
Vi vil i samarbejde med en ekstern rådgiver herefter vurdere, om den pågældende indberetning vedrører et forhold, som er omfattet af whistleblowerordningen.
Er forholdet omfattet af whistleblowerordningen, gennemfører vi i relevant omfang en intern undersøgelse af det forhold, som indberetningen vedrører, og afhængigt af forholdets karakter vil sagen blive håndteret i overensstemmelse med vores interne retningslinjer herfor.
Du vil senest tre måneder efter vores bekræftelse på modtagelse af indberetningen få besked om sagens behandling og eventuelt om iværksatte tiltag og sagens resultater.
Hvilke forhold kan indberettes?
Vores whistleblowerordning kan benyttes til at indberette overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for Europa-Parlamentets og Rådets direktiv om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten samt øvrige alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som blandt andet kan være
- økonomisk kriminalitet (f.eks. underslæb, hvidvask, bestikkelse, korruption, bedrageri, dokumentfalsk, tyveri, overtrædelse af gældende regnskabsregler),
- fysisk vold og seksuelt misbrug, seksuelle overgreb eller krænkelser,
- udøvelse af ulovlig diskrimination,
- overtrædelse af menneskerettigheder,
- grov chikane eller vold,
- overtrædelse af lovbestemt tavshedspligt,
- alvorlige brud på arbejdssikkerheden,
- alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed m.v.
Det er en forudsætning for at foretage en indberetning til whistleblowerordningen, at du har viden eller begrundet mistanke om det pågældende, alvorlige forhold. Alle indberetninger skal således foretages i god tro, og du skal have rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger er rigtige.
Mindre væsentlige forhold kan ikke indberettes til whistleblowerordningen. Du kan således ikke anvende whistleblowerordningen til at indberette f.eks.
- utilfredshed med lønforhold,
- inkompetence,
- samarbejdsvanskeligheder eller mobning,
- fravær og sygdom,
- privat brug af kontorartikler,
- overtrædelse af interne politikker for rygning, alkohol, narkotika m.v.
Sådanne forhold vil i stedet skulle stiles til din nærmeste leder eller vores HR-afdeling.
Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?
Vi har valgt, at vores whistleblowerordning skal være så tilgængelig som muligt. Dette betyder, at whistleblowersystemet ikke alene kan anvendes af vores medarbejdere, men også af de øvrige persongrupper, der fremgår af lov om beskyttelse af whistleblowere § 3, nr. 7, herunder bl.a. også frivillige, praktikanter, aktionærer, medlemmer af direktionen og bestyrelsen, medarbejdere hos vores kontrahenter, leverandører og underleverandører, tidligere medarbejdere m.v.
Vores whistleblowersystem er offentligt tilgængelig via LINK og indberetning kan således tilgås af alle.
Fortrolighed og anonymitet
Vores whistleblowersystem giver dig mulighed for at være anonym i forbindelse med din indberetning.
Brug af whistleblowersystemet forudsætter således ikke, at du oplyser din identitet, og du kan frit vælge, om du ønsker at foretage en anonym indberetning, eller om du ønsker at oplyse din identitet.
Hvis du ønsker at foretage en anonym indberetning, anbefaler vi, at du undlader at indgive indberetningen via vores netværk, IT-udstyr, telefoner, e-mailkonti eller øvrigt kommunikationsudstyr, som tilhører os.
Dette er alene en anbefaling, idet vi for god ordens skyld skal oplyse, at vi ikke må gøre forsøg på at få anonyme indberetninger sporet tilbage til bestemte personer, også selvom dette måtte være teknisk muligt.
Selvom du foretager en anonym indberetning, vil du stadig have mulighed for at vælge, om du ønsker at stå til rådighed i forbindelse med eventuelle videre undersøgelser eller sagsbehandling. Dette kan du gøre ved at oprette en sikker og anonym postboks i selve whistleblowersystemet. Den anonyme postboks giver dig mulighed for at kommunikere med os og vores eksterne rådgivere, uden at vi eller vores eksterne rådgivere kender din identitet.
Da det kan være vanskeligt at håndtere anonyme indberetninger, uden at kunne komme i kontakt med indberetter, anbefaler vi derfor, at du opretter en anonym postboks. Herigennem kan vi forhåbentlig undgå, at indberetninger om ulovligheder eller uregelmæssigheder må afsluttes, fordi vi ikke har mulighed for at afdække hele sagsforløbet.
Hvis du vælger at oplyse din identitet i forbindelse med indberetningen, vil vi i videst muligt omfang holde denne fortrolig i forbindelse med eventuel efterfølgende sagsbehandling af det indberettede forhold. Vi vil således alene videregive oplysning om din identitet i tilfælde hvor
- sagsbehandling foretages af en ekstern rådgiver og videregivelse sker til denne eksterne rådgiver,
- indberetningen resulterer i en politiundersøgelse og videregivelse sker til politiet,
- videregivelse er påkrævet i henhold til gældende lovgivning eller
- du giver udtrykkeligt samtykke til, at vi kan videregive oplysninger om din identitet.
Da vi – som beskrevet ovenfor – har etableret en koncernfælles whistleblowerordning, vil en indberetning blive behandlet i samarbejdet med Capidea Management ApS, ligesom vi vil kunne overlade oplysningerne i indberetningen til de eksterne samarbejdspartnere (databehandlere), som har adgang til at behandle indberetninger på vegne af og efter instruks fra os.
Hvis du ønsker at vide mere om vores behandling af dine personoplysninger i forbindelse med indberetning til vores whistleblowerordning, kan du læse mere herom under fanen ”Privatlivspolitik” i selve whistleblowersystemet.
Sletning af oplysninger
Indberetninger modtaget gennem whistleblowersystemet opbevares så længe dette er nødvendigt og forholdsmæssigt i forbindelse med behandlingen af indberetningen og således for at overholde de krav, der fremgår af lov om beskyttelse af whistleblowere samt anden relevant særlovgivning af betydning for den enkelte indberetning.
Hvilke rettigheder har den, som indberetningen vedrører?
Hvis indberetningen vedrører en navngiven person i vores organisation, f.eks. en medarbejder, et ledelsesmedlem, en partner m.v., vil den indberettede person som udgangspunkt modtage underretning herom.
Den indberettede person vil dog ikke blive underrettet, hvis dennes interesse heri vurderes at måtte vige for afgørende hensyn til private interesser, herunder f.eks. hvis
- underretningen efter omstændighederne må udskydes af hensyn til efterforskning af det indberettede forhold eller en væsentlig berettiget interesse hos os eller whistleblower, som overstiger hensynet til den indberettede person eller
- det er umuligt, f.eks. hvis underretning ikke kan gives uden at afsløre whistleblowerens identitet.
Underretningen vil være ledsaget af en privatlivspolitik til den indberettede person, hvor denne informeres om vores behandling af dennes personoplysninger.
Beskyttelse mod repressalier og lignende
Hvis du foretager en indberetning til vores whistleblowerordning, er du beskyttet mod negative konsekvenser som følge af denne indberetning. Det vil f.eks. sige, at hvis du som medarbejder hos os foretager en indberetning, er du beskyttet mod reprimander, repressalier, ændring i arbejdsopgaver, medarbejdergoder og karrieremuligheder, som følge af denne indberetning, ligesom du er beskyttet mod trusler herom eller bevidste undladelser, som måtte føre til samme resultater.
Hvis du bevidst og i ond tro foretager en falsk indberetning om en anden, fysisk person, er dette dog ikke omfattet af denne beskyttelse. Hvis du foretager en sådan indberetning, kan du således blive pålagt civilretlige, strafferetlige eller administrative eller disciplinære sanktioner.